ERP – Mở đường chuyển đổi số cho các doanh nghiệp

ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm giúp hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp một cách tối ưu, mở đường chuyển đổi số hiệu quả. Tuy nhiên không phải ai cũng biết ERP là gì? Lợi ích, cách thức triển khai và quản lý.

Khái niệm ERP là gì?

Giải pháp/ Hệ thống/Phần mềm ERP là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning, trong đó:

• Enterprise có nghĩa là doanh nghiệp, chủ thể sử dụng giải pháp.
• Resource có nghĩa là nguồn lực/ tài nguyên có sẵn của doanh nghiệp, bao gồm cả các tài sản cố định và những giá trị được tạo ra hàng ngày như thiết bị, máy móc, nhân sự, phần mềm, hàng hóa…
• Planning có nghĩa là hoạch địch hay còn được hiểu là khả năng xác định, xây dựng kế hoạch, lập kế hoạch.

Như vậy, ERP có thể được hiểu theo cách đơn giản là phần mềm tạo nên sự đồng bộ dữ liệu và giúp doanh nghiệp hoạch định nguồn lực. Hệ thống này cho phép kết nối tất cả các phần mềm đơn lẻ và các số liệu để tạo một báo cáo tổng quan, có tính thống nhất và liên kết chặt chẽ từ mua hàng, sản xuất, quản lý kho, nhân sự đến tài chính kế toán, bán hàng…

Phân hệ chức năng của ERP

Được ví như “Hệ thần kinh trung ương” của các doanh nghiệp, một hệ thống ERP sẽ bao gồm các phân hệ cơ bản sau đây:

– Tài chính – Kế toán: Phân hệ Tài chính – Kế toán là phân hệ quan trọng hàng đầu của mỗi doanh nghiệp cũng như hệ thống ERP. Phân hệ này có nhiệm vụ thu thập dữ liệu của các phòng/ban nhằm cung cấp thông tin tài chính doanh nghiệp thông qua các báo cáo tài chính như: báo cáo thuế, bảng cân đối kế toán, biên lai thanh toán… hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và lập kế hoạch tài chính – kế toán hiệu quả.

– Quản lý nhân sự: Phân hệ này là cơ sở dữ liệu lưu trữ chi tiết về hồ sơ của nhân sự, bao gồm các thông tin như hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, bảng KPIs, các khóa đào tạo, thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… nhằm theo dõi hiệu suất làm việc và có kế hoạch sắp xếp, tuyển dụng phù hợp.

– Quản lý sản xuất: Trong các doanh nghiệp sản xuất, phân hệ quản lý sản xuất đóng vai trò rất quan trọng, là phân hệ không thể thiếu trong hệ thống ERP. Việc cập nhật chính xác và nhanh chóng dữ liệu từ nhà máy giúp phân bổ nguồn lực hiệu quả, tối ưu chi phí và đưa ra những cảnh báo sớm về bảo trì, sửa chữa thiết bị, hạn chế các rủi ro gây gián đoạn sản xuất.

– Quản lý bán hàng: Phân hệ này bao gồm những nghiệp vụ liên quan đến việc bán hàng và các dữ liệu, thông tin về khách hàng như: quy trình bán hàng, tình trạng lãi/lỗ của sản phẩm/ dịch vụ, báo giá, đơn hàng, hợp đồng bán hàng, công nợ với khách hàng…

– Quản lý dự án với các tiện ích thông minh (Kanban, Grid, Gantt chart…) giúp doanh nghiệp quản lý theo từng dự án một cách chuyên nghiệp, đảm bảo tiến độ và ngân sách.

– Quản lý mua hàng: Phân hệ này giúp quản lý việc thu mua nguyên vật liệu của bộ phận mua hàng với khả năng thiết lập quy trình, xác định các nhà cung cấp/ đối tác tiềm năng, theo dõi hoạt động mua hàng, quản lý đơn hàng, tình trạng đơn hàng, công nợ với nhà cung cấp…

– Quản lý hàng tồn kho: Bao gồm các hoạt động quản lý nhập kho, xuất kho và tồn kho (sản phẩm, hạn sử dụng, vị trí, lô sản xuất…). Đồng thời, nhằm tiết kiệm thời gian xử lý và kiểm soát kho tốt hơn, phân hệ này thường được tích hợp thêm các công nghệ quản lý khác như: Put to Light, Pick to Light…

– Báo cáo quản trị: Phân hệ cho phép người dùng tự chỉnh sửa các trường thông tin để lập, theo dõi và quản lý các báo cáo một cách hiệu quả nhất, bao gồm báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh theo tháng/ quý/ năm, báo cáo phân tích lợi nhuận theo dự án/ tháng/ quý…

Cách thức triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp

• ERP tại chỗ (On premise): Dữ liệu được cài đặt và lưu trữ tại máy chủ của doanh nghiệp giúp gia tăng tính bảo mật và khả năng tùy chỉnh.
• ERP điện toán đám mây (Cloud ERP): Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ nhà cung cấp và có thể dễ dàng truy cập thông qua Internet.
• ERP kết hợp (Hybrid cloud ERP): Dữ liệu được lưu trữ tùy chọn, một số lưu trữ trên “đám mây”, một số lưu trữ tại máy chủ doanh nghiệp.

Lợi ích của phần mềm ERP – Mở đường chuyển đổi số cho các doanh nghiệp

Triển khai hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

– Tăng cường hiệu quả quản lý: Nhờ ERP, hệ thống dữ liệu được tập trung và thống nhất giữa các bộ phận, nhanh chóng đưa ra các báo cáo chính xác, minh bạch để chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình kinh doanh, đề xuất các phương án quản lý phù hợp.

– Tăng cường hiệu suất công việc: Đảm bảo tính quy trình và chuyên nghiệp của mỗi bộ phận, giảm thiểu sự xung đột giữa các phòng/ban.

– Kiểm soát tốt các rủi ro trong quá trình vận hành, đặc biệt là rủi ro về tài chính – kế toán, sản xuất hay các rủi ro trong quá trình mua hàng, quản lý kho bãi… Đồng thời hệ thống ERP giúp tăng cường hiệu quả quản lý dữ liệu, hạn chế rủi ro thất thoát dữ liệu quan trọng.

– Tiết kiệm chi phí quản lý và vận hành

Nhìn chung, phần mềm ERP đóng vai trò nền tảng quan trọng trong việc chuẩn hóa dữ liệu và phản ánh tình hình tài chính – sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó tạo tiền đề cho việc chuyển đổi số thành công.

Tuy nhiên, bên cạnh các lợi ích, giải pháp ERP cũng tồn tại một số hạn chế về chi phí đầu tư lớn (phí triển khai, phí bản quyền, phí bảo trì…), thời gian triển khai dài và yêu cầu về hạ tầng cơ sở trước khi triển khai.

Do đó, với các doanh nghiệp đang có kế hoạch triển khai hệ thống ERP, việc cải tạo, nâng cấp hạ tầng tương thích (máy chủ, thiết bị máy tính, hệ thống mạng…) là rất quan trọng. Với 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, là nhà thầu ICT, nhà thầu điện nhẹ uy tín, PHUCBINH GROUP sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ các doanh nghiệp cải tạo, nâng cấp hệ thống đáp ứng yêu cầu triển khai ERP và các phần mềm thông minh khác!