5 lợi ích thiết thực từ phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho đóng vai trò quan trọng giúp kiểm soát quy trình nhập – xuất kho, tránh tình trạng thất thoát hàng hóa và tồn kho quá lâu. Nhưng không phải ai cũng biết phần mềm quản lý kho là gì và các vai trò, tiêu chí cần lưu ý khi chọn phần mềm này.

Phần mềm quản lý kho là gì?

Kho hàng là nơi lưu trữ, bảo quản hàng hóa của mỗi doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, khối lượng hàng hóa lớn cùng với việc liên tục cập nhật thêm và xuất ra khiến quản lý kho hàng trở nên khó khăn.

Phần mềm quản lý kho là một ứng dụng được thiết kế riêng, phù hợp với từng doanh nghiệp nhằm thống kê, theo dõi và quản lý các hoạt động thực tế tại kho hàng. Thông qua phần mềm chuyên dụng này, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất nguồn gốc hàng hóa, thống kê hàng nhập – xuất, tìm vị trí đặt hàng…

Lợi ích từ phần mềm quản lý kho thông minh

Tiết kiệm nguồn nhân lực

Với số lượng hàng hóa lớn, nhà kho thường cần rất nhiều nhân sự quản lý nhưng vẫn khó kiểm soát được hàng hóa thất thoát. Khi sử dụng phần mềm quản lý, bạn có thể sắp xếp hàng hóa đúng vị trí một cách nhanh chóng, đảm bảo việc nhập – xuất kho được diễn ra đúng quy trình.

Nhờ đó sẽ tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa, minh bạch các báo cáo, tiết kiệm nguồn nhân lực và nâng cao hiệu quả quản lý.

Quản lý hàng tồn hiệu quả

Với một số phần mềm quản lý, hệ thống sẽ tự động cảnh báo bằng email, thông báo hoặc tin nhắn SMS về việc thiếu hàng, hàng sắp hết hạn sử dụng, hàng tồn vượt quá số lượng quy định… Ngoài ra, một số phần mềm còn được thiết kế riêng, phân tích dự báo về tình trạng tồn kho và gửi báo cáo mỗi ngày theo quy định.

Như vậy, việc sử dụng phần mềm quản lý kho giúp tối ưu hóa việc lưu trữ và quản lý số lượng hàng tồn một cách hiệu quả.

Đồng thời, việc kiểm soát chính xác số lượng hàng tồn trong kho (theo các tiêu chí về mẫu mã, thời gian sản xuất, thời gian nhập hàng, hạn sử dụng…) sẽ hạn chế tình trạng tồn một mặt hàng quá lâu gây ứ đọng vốn hay hàng bị hết hạn sử dụng…

Đồng bộ dữ liệu 

Hiện nay, các phần mềm quản lý kho có thể hỗ trợ quản lý sản phẩm theo nhiều đơn vị như: m, tạ, yến, chiếc, chai, vỉ, kg… Nhờ đó, thủ kho có thể dễ dàng lựa chọn đơn vị phù hợp cho từng mặt hàng.

Ví dụ với các doanh nghiệp điện nhẹ, thủ kho có thể phân chia đơn vị chiếc (cái) cho sản phẩm camera giám sát, đơn vị mét cho dây cáp mạng, đơn vị cân cho số lượng ốc vít nhỏ… Hay một loại thuốc A của doanh nghiệp sản xuất dụng cụ y tế có thể được hiển thị là 15 thùng 6 hộp 3 viên thuốc A.

Đặc biệt, các dữ liệu thống kê ở phần mềm quản lý kho có thể được liên kết, đồng bộ với phần mềm kế toán, giúp hỗ trợ tính giá thành sản phẩm, định mức nguyên liệu…

Báo cáo nhanh

Mọi giao dịch tại kho đều được cập nhật vào phần mềm và ghi nhận trong hệ thống. Nhờ đó người dùng có thể dễ dàng xuất báo cáo tại thời gian thực một cách nhanh chóng, chính xác dưới đa dạng hình thức: báo cáo dạng execl, bảng biểu, sơ đồ…

Thông thường, phần mềm này có thể xuất các báo cáo:

– Báo cáo nhập – xuất hàng hóa theo ngày

– Báo cáo nhập – xuất hàng hóa theo từng mã sản phẩm (theo SKU, IMEI)

– Báo cáo tồn kho

Đảm bảo an toàn thông tin

Tính năng phân quyền trong phần mềm quản lý kho giúp đảm bảo an toàn thông tin. Thay vì việc ai cũng có quyền xem các báo cáo kho (hoặc phải đặt pass cho các file excel cần bảo mật), phần mềm quản lý thông minh cho phép phân quyền truy cập, giới hạn các thao tác theo cấp bậc. Ví dụ, nhân viên thủ kho chỉ có quyền nhập và xem dữ liệu hàng ngày, nhân viên quản lý nhãn hàng mới có vai trò mở mã…