6 bước thiết kế hội nghị truyền hình đạt chuẩn

Hội nghị truyền hình đang phát triển ngày càng mạnh mẽ, trở thành giải pháp thay thế lý tưởng cho những buổi họp trực tiếp vốn mất thời gian di chuyển, chọn lựa địa điểm… Tuy nhiên, để nâng cao hiệu suất cuộc họp, bạn cần chú ý thiết kế hội nghị truyền hình đạt chuẩn.

Hội nghị truyền hình được ứng dụng rộng rãi

Hội nghị truyền hình là gì?

Hệ thống hội nghị truyền hình bao gồm những thiết bị phần mềm và thiết bị phần cứng được thiết kế đạt chuẩn, kết nối với nhau để truyền tải hình ảnh, tài liệu và âm thanh giữa các đầu cầu. Một hội nghị truyền hình cơ bản thường bao gồm các thiết bị: camera, micro, thiết bị hiển thị (màn hình, máy chiếu, màn hình ghép…), thiết bị mã hóa và giải mã tín hiệu (coder và decoder).

Thiết kế hội nghị truyền hình đạt chuẩn

Thiết kế phòng họp chuyên nghiệp, đạt chuẩn đóng góp to lớn vào toàn bộ trải nghiệm hội nghị truyền hình hiệu quả, thành công. Để đảm bảo hiệu quả, hiệu suất truyền tin mà vẫn tiết kiệm chi phí thiết bị và không gian, hội nghị truyền hình cần được thiết kế theo các bước dưới đây:

Bước 1: Xác định loại phòng họp, các điểm kết nối

Trước khi tiến hành thiết kế hội nghị truyền hình, người dùng cần xác định được loại phòng họp để có cách bố trí phù hợp. Với các phòng họp lớn, hội nghị truyền hình có sự tham gia của nhiều người thì trang thiết bị cần được bố trí cân đối, tiết kiệm diện tích, số lượng mà vẫn đảm bảo tầm nhìn và khả năng kết nối của tất cả mọi người tham dự. Về cơ bản, phòng họp lớn thường được các chuyên gia gợi ý sắp xếp theo 4 phong cách sau:

– Phong cách hội đồng

– Phong cách bàn họp hình chữ U

– Phong cách rạp hát

– Phong cách lớp học

Bước 2: Khảo sát phòng họp

Mỗi phòng họp có một đặc điểm riêng nên cần được khảo sát trước khi thiết kế, lắp đặt để đảm bảo về ánh sáng, âm thanh, và chất lượng đường truyền internet. Bước này sẽ giúp bạn dự tính được số lượng thiết bị cần dùng (loa, camera…) và những yêu cầu về tính năng của thiết bị, hỗ trợ việc lựa chọn thiết bị phù hợp.

Khảo sát phòng họp để lựa chọn các thiết bị phù hợp

Bước 3: Xác định ngân sách

Tùy mức ngân sách, kinh phí dự chi để có thể xác định giải pháp và lựa chọn thiết bị tối ưu, đảm bảo các yếu tố về tiết kiệm và chất lượng cuộc họp.

Bước 4: Lựa chọn thiết bị

Tùy tính chất từng hội nghị truyền hình trực tuyến và ngân sách dự kiến, người dùng có thể ưu tiên lựa chọn các thiết bị phù hợp, dễ dàng sử dụng và cài đặt. Tuy nhiên, các thiết bị này nên lựa chọn từ những thương hiệu uy tín để đảm bảo kết nối và chất lượng hình ảnh, âm thanh, đường truyền… Đồng thời, việc lựa chọn nhà cung cấp giải pháp phần mềm với khả năng bảo mật cũng là một trong những yếu tố cần lưu ý.

Bước 5: Thiết kế hội nghị truyền hình và lắp đặt

Sau khi lên được thiết kế hội nghị truyền hình dựa trên khảo sát phòng họp, dự trù thiết bị sử dụng thì công việc lắp đặt cũng cần được chú trọng. Lắp đặt hệ thống hội nghị bao gồm 2 phần chính là lắp đặt thiết bị phần cứng (camera, loa…) và cài đặt phần mềm.

Khi lắp đặt các thiết bị cần chú ý vị trí lắp camera nhằm bao quát được toàn cảnh cuộc họp. Webcam thì nên đặt ngang tầm mắt, còn camera PTZ với khả năng zoom tự động cò thể lắp ở trên cao, các góc bao quát tầm nhìn. Bên cạnh đó, Micro mở rộng nên đặt trên mặt bàn với khoảng cách khuyến nghị là 45 – 60 inch để đảm bảo khả năng thu âm và hạn chế độ vang.

Bước 6: Chạy thử

Trước khi bắt đầu cuộc họp chính thức, bạn cần kiểm tra lại việc lắp đặt và chạy thử, mời một số thành viên cùng tham gia họp (sử dụng đầy đủ các tính năng về gửi tài liệu, thu phát âm thanh…) để đề phòng các sự cố có thể phát sinh và chỉnh sửa kịp thời.

Nhìn chung, hội nghị truyền hình trực tuyến đang trở nên ngày càng phổ biến nhờ những hiệu quả vượt trội (tiết kiệm thời gian di chuyển, linh hoạt địa điểm tổ chức…). Tuy nhiên, để tối ưu chi phí đầu tư, nhiều đơn vị có thể lựa chọn phương án thuê hội nghị truyền hình trực tuyến hoặc lựa chọn đơn vị tư vấn thiết kế hội nghị truyền hình chuyên nghiệp. Với 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực ELV và ICT, Công ty Cổ phần Công nghệ Phúc Bình chuyên tư vấn thiết kế và cho thuê hội nghị truyền hình trực tuyến chất lượng cao, sử dụng trang thiết bị hiện đại của các thương hiệu uy tín như I-Pro (Panasonic), Huviron, Ruijie, Uniview…